Principais características

Caráter legal das normas e regulamentos
É uma organização ligada por normas e regulamentos previamente estabelecidos por escrito. É baseada em legislação própria que define com antecedência como a organização deve funcionar.
- São escritas.
- Procuram cobrir todas as áreas da organização.
- É uma estrutura social racionalmente organizada.
- Conferem às pessoas investidas da autoridade um poder de coação sobre os subordinados e também os meios coercitivos capazes de impor a disciplina.

- Possibilitam a padronização dentro da empresa.

Caráter formal das comunicações
A burocracia é uma organização ligada por comunicação escrita. Todas as ações e procedimentos são feitos por escrito para proporcionar a comprovação e documentação adequadas. Como as comunicações são feitas repetitiva e constantemente, a burocracia lança mão de rotinas e formulários para facilitar as comunicações e rotinizar o preenchimento de sua formalização.

Caráter racional e divisão do trabalho
A Burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho. Esta divisão do trabalho atende a uma racionalidade que é adequada ao objetivo a ser atingido, ou seja, a eficiência da organização, através de:
- aspecto funcional da burocracia;
- divisão sistemática do trabalho, do direito e do poder;
- estabelecimento das atribuições de cada participante;
- cada participante passa a ter o seu cargo específico, suas funções específicas e sua área de competência e de responsabilidade;
- cada participante sabe qual é a sua capacidade de comando sobre os outros e quais os limites de sua tarefa;

Impessoalidade nas relações
Essa distribuição de atividade é feita impessoalmente, ou seja, é feita em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas:
- considera as pessoas como ocupantes de cargos e de funções;
- o poder de cada pessoa é impessoal e deriva do cargo que ocupa;
- obedece ao superior não em consideração a pessoa, mas ao cargo que ele ocupa;
- as pessoas vêm e vão, mas os cargos permanecem;
- cada cargo abrange uma área ou setor de competência e de responsabilidade.

Hierarquia da autoridade
A burocracia estabelece os cargos segundo o princípio de hierarquia:
- cada subordinado deve estar sob a supervisão de um superior;
- não há cargo sem controle ou supervisão;
- a hierarquia é a ordem e subordinação, a graduação de autoridade correspondente às diversas categorias de participantes, funcionários e classes;
- os cargos estão definidos por meio de regras limitadas e específicas.

Rotinas e procedimentos
A burocracia fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo:
- o ocupante do cargo não pode fazer o que quiser, mas o que a burocracia impõe que ele faça;
- a disciplina no trabalho e o desempenho no cargo são assegurados por um conjunto de regras e normas, que tentam ajustar o funcionário às exigências do cargo e das organizações;
-todas as atividades de cada cargo são desempenhadas segundo padrões claramente definidos.

Competência técnica e Meritocracia
Na burocracia a escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica:
- admissão, transferência e a promoção dos funcionários são baseadas em critérios válidos para toda a organização;
- necessidade de exames, concursos, testes e títulos para a admissão e promoção dos funcionários.

Profissionalização dos participantes
A burocracia é uma organização que se caracteriza pela profissionalização dos seus participantes. Cada funcionário é um profissional pelas seguintes razões:
- é um especialista, ou seja, cada funcionário é especializado nas atividades do seu cargo;
- é assalariado - os funcionários da burocracia participam da organização e recebem salários correspondentes ao cargo que ocupam;
- é nomeado por superior hierárquico;
- seu mandato é por tempo indeterminado;
- segue carreira dentro da organização;
- não possui a propriedade dos meios de produção, o administrador profissional administra a organização em nome dos proprietários;
- é fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa, o funcionário passa a defender os interesses do seu cargo e da sua organização.

Completa previsibilidade do funcionamento
O modelo burocrático de Weber parte da pressuposição de que o comportamento dos membros da organização é perfeitamente previsível:
- os funcionários devem comportar-se de acordo com as normas e regulamentos da organização;
- tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever todas as ocorrências e transformar em rotina sua execução.

Vantagens da Burocracia

Weber viu inúmeras razões para explicar o avanço da burocracia sobre as outras formas de associação.
- Racionalidade em relação ao alcance dos objetivos da organização;
- Precisão na definição do cargo e na operação, pelo conhecimento exato dos deveres;
- Rapidez nas decisões, pois, cada um conhece o que deve ser feito, por quem e as ordens e papéis tramitam através de canais preestabelecidos;
- Univocidade de interpretação garantida pela regulamentação específica e escrita. A informação é discreta, já que é passada apenas a quem deve recebê-la;
- Uniformidade de rotinas e procedimentos que favorece a padronização, redução de custos e de erros, pois os procedimentos são definidos por escrito;
- Continuidade da organização através da substituição do pessoal que é afastado;
- Redução no nível de atrito, entre as pessoas, pois cada funcionário conhece aquilo que é exigido dele e quais os limites entre suas responsabilidade e as do outro;
- Constância, pois os mesmos tipos de decisão devem ser tomados nas mesmas circunstâncias;
- Subordinação dos mais novos aos mais antigos dentro de uma forma estrita e bem conhecida, de modo que o supervisor possa tomar decisões que afetam o nível mais baixo;
- Confiabilidade, pois o negócio é conduzido de acordo com regras conhecidas. As decisões são previsíveis e o processo decisório elimina a discriminação pessoal;
- Benefícios sob o prisma das pessoas na organização, pois a hierarquia é formalizada, o trabalho é dividido entre as pessoas de maneira ordenada, as pessoas são treinadas para se tornarem especialistas em seus campos As pessoas podem fazer carreira na organização em função de seu mérito pessoal e competência técnica.

Racionalidade Burocrática

A racionalidade é um conceito muito ligado à Burocracia para Weber e implica na adequação dos meios aos fins. No contexto burocrático, isto significa eficiência.

A Burocracia é baseada em:

- caráter legal das normas

- caráter formal das comunicações

- a impessoalidade no relacionamento

- a divisão do trabalho

- hierarquização de autoridade
- rotinas e procedimentos.
- competência técnica e mérito
- especialização da administração
- profissionalização
- previsibilidade do funcionamento

Consequências previstas
- previsibilidade do comportamento humano.
- padronização do desempenho dos participantes.

Objetivos
Máxima eficiência da organização:
- uma organização é racional se os meios mais eficientes são escolhidos para a implementação das metas,
- a racionalidade funcional é atingida pela elaboração – baseada no conhecimento cientifico – de regras que servem para dirigir, partindo de cima, todo comportamento de encontro à eficiência.

Weber usa o termo burocratização em um sentido mais amplo, referindo-se também às formas de agir e de pensar que existem não somente no contexto organizacional, mas que permeiam toda a vida social antiga.